Proč mít svůj e-shop napojen na ERP?

| Klára Bečáková
Proč mít svůj e-shop napojen na ERP?

Řešení, které usnadní hodiny a statisíce korun každému většímu e-shopu. Integrace e-shopu a ERP systému je tou nejlepší cestou podnikatelů v oblasti e-commerce.

Automatizujte doposud složité postupy ve své firmě. Jakmile poznáte, co vše umí propojení e-shopu s ERP systémem, už se nikdy nebudete chtít vrátit zpět. Účetnictví, skladové zásoby či prodej máte od nynějška pod palcem. V PUXdesign se o napojení e-shopu na ERP postaráme, ať už máte zájem o integraci na systém Helios, K2, Pohoda, Money, SAP, MS Dynamics či Abra. Se všemi máme zkušenosti. 


Proč o integraci ERP klienti tolik stojí? Inu, získáte s ní mnoho:

  1. o všem máte přehled: o účetnictví, finančním plánování, skladech a zásobování, zpracování objednávek, výrobě i řízení lidských zdrojů.
  2. zjednodušíte si a zautomatizujete složité obchodní procesy: práci, která by vám manuálně trvala mnoho hodin, zvládne ERP automaticky samo bez vašeho přičinění.
  3. ERP dokáže efektivně řídit prodeje: hlídá úroveň zásob, vyřizuje objednávky, dokáže předvídat poptávku i zlepšit cash flow.
  4. podnikáte na vyšší výkon: ERP soustředí veškerá důležitá data na jednom místě, díky čemuž můžete lépe plánovat vývoj nových produktů či expanzi firmy.


Integrace – otázka několika minut, nebo složitější proces?

U e-shopů krabicového typu najdete v nabídce napojení na ERP už v základu nebo jako volitelný modul. A právě proto by se mohlo zdát, že ona integrace je jen otázka vyplnění přihlašovacích údajů pro komunikaci systémů mezi sebou. Propojení e-shopu a účetního softwaru je však častokrát složitější úkol, než se na první pohled může zdát.


Každá firma – a tudíž i její strategie a potřeby – je jiná. Uvnitř jednotlivých oddělení se odehrávají zcela odlišné procesy, které by měl e-shop zohledňovat. Dvě společnosti, které mají identickou cenotvorbu i systém slev, najdete jen stěží (a obzvlášť, pokud zabrousíme do vod B2B prodeje či prodeje do zahraničí).  

Jak rychle se budou data synchronizovat?

Při návrhu nového e-shopu nebo při jeho redesignu naši vývojáři vždycky potřebují vědět, s jakou rychlostí synchronizace dat v obou směrech mohou počítat. Jsou tři scénáře.


  1. S okamžitou výměnou dat nemůžeme vůbec počítat: ERP stahuje skladovou dostupnost všech produktů na e-shopu a následně je porovnává se svými hodnotami. 
  2. Částečně s ní můžeme počítat: ERP loguje změny a je schopno vrátit změny skladovosti u produktů, které se změnily od posledního importu. Zde už se významně zkracuje doba synchronizace, protože může probíhat často, klidně i několikrát do hodiny.
  3. Synchronizace od začátku probíhá ve skutečném čase: ERP obsahuje konektor, který při změně dat v ERP o změně automaticky informuje e-shop. Stejně to samozřejmě platí i opačným směrem. Data se navíc okamžitě aktualizují i pro právě nakupující zákazníky, kteří vidí „živě”, jestli je zboží skladem, nebo ne. 


Asi se nemusíme dlouže rozepisovat o tom, že ideální představa rychlosti synchronizace je samozřejmě ta, která probíhá v reálném čase. Pokud se vyprodá konkrétní produkt a v informačním systému ERP se změní jeho skladová dostupnost, měl by se tento údaj promítnout okamžitě i zákazníkům na samotný e-shop. 


Pozor si však dejte, abyste se nezavázali u ERP systému, kde tento scénář není proveditelný. 

Uvažujete s novým e-shopem nad změnou ERP nebo vybíráte zcela nový účetní systém? Kromě samotných účetních funkcí se zaměřte na možnosti komunikace s externími systémy. 

Ať se snadno nechytíte na udičku velkým řešením, která spadají do kategorie: „S okamžitou výměnou dat vůbec nepočítáme”. 

Pracujte s jednotnou ID produktů

Stalo se vám už někdy, že se záznamy o produktech v ERP nespárovaly s daty na e-shopu? Pokud jste tuto situaci už někdy zažili, moc dobře víte, že ručně všechno opravit stojí mnoho času a trpělivosti. Abyste se této nepříjemnosti vyhnuli, je vhodné připravit si dopředu univerzální číselník objednávek – ID produktů. 


Kromě snadnější opravy nespárovaných produktů číselník zároveň využijete i v dalších případech:

  • Zákazník, vaše účetní i vývojář díky jednomu ID přesně vědí, o jaký produkt se jedná. Reklamaci nebo dostupnost produktu na e-shopu snadno vyřešíte.
  • Při zpožděném odeslání objednávky – správně napojené ERP na e-shop po výpadku či kvůli plánované odstávce nesynchronizuje, ale na e-shopu nákup normálně vytvoříte. Tyto objednávky se zařadí do fronty čekajících a jakmile ERP systém znovu naskočí, objednávky se okamžitě synchronizují.

Export objednávek do ERP

Jako podnikatel nám jistě dáte za pravdu, že při exportu objednávek z e-shopu kolikrát už nestačí jen přeposlat do ERP data, která zákazník zadal v košíku. Častokrát je potřeba i něco navíc, a to většinou vyžaduje řešit na straně e-shopu něco, co chybí u samotného ERP. 


Potřebujete pro své podnikání mít možnost v ERP systému:

  • zakládat organizace, 
  • jejich adresy, 
  • rozpočítávat celoobjednávkové slevy do jednotlivých položek, 
  • speciální identifikátory skladů
  • a párování metody plateb na bankovní účty, se kterými e-shop vůbec nepracuje, ale ERP je ke zpracování objednávky vyžaduje?



Abychom vám mohli pomoci nastavit pro napojení na ERP tyto další funkce, budeme potřebovat konkrétní příklady použití, tzv. use-casy, a ukázku konkrétních požadavků, jak daný use-case zapsat či vyčíst z ERP, tedy tzv. request. Obojí nám poslouží jako mustr, kterého se můžeme držet. Ona totiž taková objednávka bez slevy a na dobírku v Dolních Měcholupech bude mít zcela jiný postup zápisu než například B2B objednávka se slevou na celou objednávku, kterou vytvoříte v ERP firmy jako zatím neexistující uživatel a necháte si ji poslat do Německa.


Abyste měli jistotu, že e-shop z ERP data dostává ve správné podobě, každou jejich výměnu tzv. logujeme (= tedy ukládáme). Vy si je pak můžete podle potřeby kdykoliv zkontrolovat. A pokud vám něco nesedí, upravíme to.


A co když máte ERP už nějaký ten pátek? 

Některé ERP systémy jsou na trhu 20 let či déle a za tu dobu se v nich nastřádalo mnoho funkcionalit, které jste ve firmě možná dříve využívali, ale dnes už jsou zastaralé a neštěkne po nich ani pes. Abychom v PUXdesign přišli na všechna (i temná) zákoutí vašeho stávajícího řešení, provádíme před samotným napojením ERP na e-shop podrobnou analýzu.

Tato fáze je u většího řešení časově náročná a vyžaduje, aby na straně ERP stál člověk nebo celý tým, který zná jak vaše firemní obchodní procesy, tak i implementační detaily. Měl by být schopen nám v případě potřeby poradit, kde konkrétní informaci najdeme. V PUXdesign vám s nastavením rádi pomůžeme.

Analýza se skládá ze sběru dat na e-shopu. K nim položku po položce dohledáváme patřičná data v ERP. Někdy je to mravenčí práce, ale zatím se jedná o ten nejlepší postup, jak zajistit, že nám v procesu implementace nebudou některá data chybět nebo budou v nežádoucím formátu. 


Proces synchronizace dat vyžaduje spolupráci vás, jakožto vlastníka e-shopu, s týmem analytiků a vývojářů a v některých případech i poradce na straně vývoje ERP systému. Ozvěte se nám a my se postaráme, aby napojení vašeho e-shopu na ERP proběhlo tím nejhladším způsobem.

Buďte v obraze ve světě webů a e-shopů
Přihlaste se k odběru našeho newsletteru

Každé 3 měsíce vám pošleme oběžník s horkými informacemi ze světa vývoje a webdesignu, novinkami v e-commerce sféře i akčními nabídkami pro ještě lepší web.
Přihlášením k newsletteru souhlasíte s našimi zásadami zpracování osobních údajů.

Umíme vše, co je pro váš projekt potřeba

Nebo vás nejprve zajímá, jak to u nás vypadá?

Zákulisní informace i to, na čem zrovna pracujeme, sdílíme na sociálních sítích. Sledujte nás.