Proč mít svůj e-shop napojen na ERP?

Integrace – otázka několika minut, nebo složitější proces?

U e-shopů krabicového typu najdete v nabídce napojení na ERP už v základu nebo jako volitelný modul. A právě proto by se mohlo zdát, že ona integrace je jen otázka vyplnění přihlašovacích údajů pro komunikaci systémů mezi sebou. Propojení e-shopu a účetního softwaru je však častokrát složitější úkol, než se na první pohled může zdát.

Každá firma – a tudíž i její strategie a potřeby – je jiná. Uvnitř jednotlivých oddělení se odehrávají zcela odlišné procesy, které by měl e-shop zohledňovat. Dvě společnosti, které mají identickou cenotvorbu i systém slev, najdete jen stěží (a obzvlášť, pokud zabrousíme do vod B2B prodeje či prodeje do zahraničí).  

Jak rychle se budou data synchronizovat?

Při návrhu nového e-shopu nebo při jeho redesignu naši vývojáři vždycky potřebují vědět, s jakou rychlostí synchronizace dat v obou směrech mohou počítat. Jsou tři scénáře.

1. S okamžitou výměnou dat nemůžeme vůbec počítat: ERP stahuje skladovou dostupnost všech produktů na e-shopu a následně je porovnává se svými hodnotami. 
2. Částečně s ní můžeme počítat: ERP loguje změny a je schopno vrátit změny skladovosti u produktů, které se změnily od posledního importu. Zde už se významně zkracuje doba synchronizace, protože může probíhat často, klidně i několikrát do hodiny.
3. Synchronizace od začátku probíhá ve skutečném čase: ERP obsahuje konektor, který při změně dat v ERP o změně automaticky informuje e-shop. Stejně to samozřejmě platí i opačným směrem. Data se navíc okamžitě aktualizují i pro právě nakupující zákazníky, kteří vidí „živě”, jestli je zboží skladem, nebo ne. 

Asi se nemusíme dlouže rozepisovat o tom, že ideální představa rychlosti synchronizace je samozřejmě ta, která probíhá v reálném čase. Pokud se vyprodá konkrétní produkt a v informačním systému ERP se změní jeho skladová dostupnost, měl by se tento údaj promítnout okamžitě i zákazníkům na samotný e-shop. 

Pracujte s jednotnou ID produktů

Stalo se vám už někdy, že se záznamy o produktech v ERP nespárovaly s daty na e-shopu? Pokud jste tuto situaci už někdy zažili, moc dobře víte, že ručně všechno opravit stojí mnoho času a trpělivosti. Abyste se této nepříjemnosti vyhnuli, je vhodné připravit si dopředu univerzální číselník objednávek – ID produktů. 

Kromě snadnější opravy nespárovaných produktů číselník zároveň využijete i v dalších případech:

• Zákazník, vaše účetní i vývojář díky jednomu ID přesně vědí, o jaký produkt se jedná. Reklamaci nebo dostupnost produktu na e-shopu snadno vyřešíte.
• Při zpožděném odeslání objednávky – správně napojené ERP na e-shop po výpadku či kvůli plánované odstávce nesynchronizuje, ale na e-shopu nákup normálně vytvoříte. Tyto objednávky se zařadí do fronty čekajících a jakmile ERP systém znovu naskočí, objednávky se okamžitě synchronizují.

Export objednávek do ERP

Jako podnikatel nám jistě dáte za pravdu, že při exportu objednávek z e-shopu kolikrát už nestačí jen přeposlat do ERP data, která zákazník zadal v košíku. Častokrát je potřeba i něco navíc, a to většinou vyžaduje řešit na straně e-shopu něco, co chybí u samotného ERP. 

Potřebujete pro své podnikání mít možnost v ERP systému:

• zakládat organizace, 
• jejich adresy, 
• rozpočítávat celoobjednávkové slevy do jednotlivých položek, 
• speciální identifikátory skladů
• a párování metody plateb na bankovní účty, se kterými e-shop vůbec nepracuje, ale ERP je ke zpracování objednávky vyžaduje?

Abychom vám mohli pomoci nastavit pro napojení na ERP tyto další funkce, budeme potřebovat konkrétní příklady použití, tzv. use-casy, a ukázku konkrétních požadavků, jak daný use-case zapsat či vyčíst z ERP, tedy tzv. request. Obojí nám poslouží jako mustr, kterého se můžeme držet. Ona totiž taková objednávka bez slevy a na dobírku v Dolních Měcholupech bude mít zcela jiný postup zápisu než například B2B objednávka se slevou na celou objednávku, kterou vytvoříte v ERP firmy jako zatím neexistující uživatel a necháte si ji poslat do Německa.

Abyste měli jistotu, že e-shop z ERP data dostává ve správné podobě, každou jejich výměnu tzv. logujeme (= tedy ukládáme). Vy si je pak můžete podle potřeby kdykoliv zkontrolovat. A pokud vám něco nesedí, upravíme to.

Analýza se skládá ze sběru dat na e-shopu. K nim položku po položce dohledáváme patřičná data v ERP. Někdy je to mravenčí práce, ale zatím se jedná o ten nejlepší postup, jak zajistit, že nám v procesu implementace nebudou některá data chybět nebo budou v nežádoucím formátu. 

Proces synchronizace dat vyžaduje spolupráci vás, jakožto vlastníka e-shopu, s týmem analytiků a vývojářů a v některých případech i poradce na straně vývoje ERP systému. Ozvěte se nám a my se postaráme, aby napojení vašeho e-shopu na ERP proběhlo tím nejhladším způsobem.