Praktický návod: Jak připravit zadání nejen pro tvorbu webu

Proč potřebujete kvalitní zadání 

„Chtěl bych hezčí web.“ I takhle někdy vypadají zadání od našich klientů. Asi se shodneme, že hezký web pro každého znamená něco trochu jiného. Někdo má rád minimalismus, jiný se vyžívá v barvách a animacích.  

A neplatí to jen pro weby. Stejným způsobem nebude fungovat, když zadáte krajinnému architektovi, aby vám navrhnul hezkou zahradu za domem. Budou na ní hlavně záhony se zeleninou? Nebo bazén a sauna? Máte psa, který se každý den několikrát prožene květinovou výsadbou? A nespadnou vám děti do toho perfektního koupacího jezera? 

Bez jasného zadání se i ten nejlepší tým může snadno ztratit. Neví, co přesně má dodat, v jakém rozsahu, pro koho a s jakými prioritami. Často to pak vede k nedorozuměním, nekonečným úpravám nebo výsledku, který neodpovídá vašim představám.  

Co pomůže, je kvalitní zadání. Díky němu sladíte očekávání, zrychlíte proces tvorby a zvýšíte šanci, že dostanete přesně takový výstup, jaký potřebujete.  

V článku se primárně zaměřujeme na zadání tvorby webů. Zásady, o kterých mluvíme, si ale lehce můžete přizpůsobit jiným typům vašich projektů (například rebrandingu, marketingovým kampaním nebo přípravě tištěných materiálů). 

Co si ujasnit, než oslovíte první agenturu 

1. Stanovte si cíl. Proč chcete nový web? Cítíte, že ten současný už ztrácí dech a je čas na změnu? Neplní vaše obchodní cíle? Přináší málo konverzí? Je jeho správa zbytečně složitá? 
2. Promyslete plán a rozpočet. Za jak dlouho má být web hotový? Máte rok na uvedení nového produktu na trh? Nebo potřebujete, aby se lidé přihlásili na konferenci, kterou pořádáte za pět měsíců? A co když chcete s novým e-shopem stihnout vánoční sezónu? Alespoň rámcově si ujasněte, kolik času máte na realizaci projektu. A rovnou si na něj vyhraďte rozpočet. I s malým budgetem se dají dělat velká kouzla, jen dopředu musíte znát své limity. 
3. Objektivně zhodnoťte svou pozici. Podívejte se na projekt z nadhledu a zkuste popřemýšlet, zda jste opravdu tím nejpovolanějším, kdo by měl zadání tvořit. Nenajde se ve firmě někdo, kdo celé věci rozumí přece jen o něco lépe? Ať už po technické, procesní nebo ekonomické stránce… Pokud ano, přizvěte ho k přípravě zadání i následným schůzkám s agenturou. 
4. Prověřte technická a legislativní omezení. Existují omezení z pohledu nástrojů třetích stran, které používáte? Prodáváte alkohol a potřebujete na svém e-shopu omezit prodej jen na osoby starší 18 let? Nebo nabízíte léky, jejichž propagace podléhá řadě pravidel a omezení? Promyslete všechna specifika vašeho podnikání – a věřte, že každý postřeh bude na začátku projektu užitečný. 
5. Řekněte, co se vám líbí. Máte jasnou představu, jak by měl váš web vypadat? Líbí se vám fialová barva, nebo určitý prvek z jiného webu? Ukažte to. Specialisté v agentuře ocení, když poznají váš vkus. Pokud se netrefíte úplně vedle – třeba si nezamilujete stejnou barvu jako vaše konkurence, takže by vás od sebe nikdo nerozeznal – pravděpodobně rychle najdete s tvůrci webu společnou řeč. 
6. Definujte cílové skupiny. Klienti za námi pravidelně chodí s představou, že jejich zákazník je úplně každý. Omyl. Nikdy nikdo neprodává všem. Využijte data, která máte k dispozici (databázi vašich zákazníků) a podívejte se, kdo u vás skutečně nakupuje. Získáte tak web, který bude odpovídat reálným potřebám uživatelů. Nechcete přece platit za řešení, které stojí na vybájených představách? 
7. Určete metriky úspěchu. Ať už bude zadání jakékoli, nový web vám podle něj stejně nakonec někdo vytvoří. A vy budete stát před otázkou: jak poznám, že je můj projekt úspěšný? Dost si usnadníte práci, když dopředu stanovíte jasná měřítka. Zvýšila se mi návštěvnost o 100 000 lidí denně? Narostly mi měsíční konverze o 20 %? Trávím správou webu o polovinu méně času? Úspěšný web nemusí pokaždé znamenat pouze větší prodej. Váš cíl byste ale měli znát vždy dopředu. Jinak totiž bude agentura přistupovat k projektu, kde je žádoucí zjednodušit správu webu, a jinak k situaci, kdy prahnete po vyšších konverzích. Pokud si jasný cíl stanovíte hned na začátku, bude vaše šance na úspěch větší. 

A jeden tip navíc – nezapomínejte, že spuštěním projekt nekončí. Všechny cíle byste proto měli pravidelně vyhodnocovat a váš nový web (nebo jiný projekt) na základě toho optimalizovat. 

Příklady: Jak vypadá dobré a špatné zadání 

Za dvacet let fungování PUXdesignu nám rukama prošly tisíce různých zadání. Náš UX designer Jiří Gédoš vybral dva příklady, které ukazují, jak kvalita výchozího zadání může ovlivnit výsledek celého projektu. 

Příklad 1 – Když kvalitní zadání vede k dobrému výsledku 

Ukázkou dobrého zadání je projekt, v rámci kterého jsme pro klienta tvořili několik prezentačních webů. Na začátku jsme provedli rozsáhlý uživatelský výzkum s cílem získat dostatek informací, které by nám pomohly vytvořit obsah přesně na míru návštěvníkům webů. Workshopů se zúčastnili i zástupci jednotlivých segmentů firmy – sami tak viděli, jaký přesah jejich weby mají. Při prezentaci výsledků následně poznali, koho a jak reálně oslovují. Měli tak mnohem lepší představu o svých zákaznících. „Díky tomu, že si klient prošel celým procesem sběru a vyhodnocování dat, rychle se s výsledky ztotožnil a naučil se je využívat i do budoucna,” popisuje Jiří Gédoš. Všechny následné úpravy webů se tak děly s ohledem na skutečné potřeby uživatelů. 

Příklad 2 – Když špatné zadání zničí celý projekt 

A jak to nedělat? Příkladem je projekt, v rámci kterého jsme upravovali obsah uživatelského portálu. Prvním kamenem úrazu bylo, že projekt zadávali lidé s omezenou znalostí situace. „Požadavky na obsah a funkce byly výrazně nekomplexní. Přesto se nám podařilo přijít s návrhem, který byl srozumitelný. Při následných úpravách – které se děly bez dodatečných konzultací – se ale ukázalo, že subjektivní pohled zadavatele je důležitější než odsouhlasené cíle,” přibližuje Jiří Gédoš. Výsledkem tak bylo řešení, které je polovičaté, zmatené a do budoucna neudržitelné. V dohledné době ho tedy bude nezbytné znovu kompletně přepracovat. 

Co hrozí, když je zadání nejasné 

Žádné nebo neúplné zadání může vést k mnoha problémům. V naprosté většině případů nastává situace, kdy musíme dělat úpravy ještě před spuštěním webu – ať už při testovacím provozu nebo až na produkci, což je mnohonásobně dražší, než kdyby se změny zapracovaly ve fázi návrhu.  

Stává se taky, že klient u webu nebo portálu poptá náročné funkce, které ale ve výsledku uživatelé nepoužívají. „Pokud bychom vycházeli z kvalitního uživatelského výzkumu, už na začátku by bylo jasné, že funkci využijí jen jednotky zákazníků. Klient by tak nemusel investovat značné sumy do vývoje prvku, který – nadneseně řečeno – využijí dva lidé z tisíce uživatelů,“ říká Jiří Gédoš. 

Nejasné zadání projekt zdražuje, prodlužuje délku realizace a může vést až k oboustranné frustraci – protože pokud se neustále všechno upravuje, pravděpodobně dřív nebo později začnete být zoufalí vy i agentura, která pro vás web připravuje. 

Jak pomáhá úvodní workshop 

Chcete nový web, ale na všechny otázky zatím neznáte odpověď? Rozhodně to neznamená, že se svého projektu musíte vzdát. Na začátku každé spolupráce organizujeme pro naše klienty úvodní workshop, na kterém projdeme všechny důležité body a pomůžeme vám zadání zpřesnit. 

Pomocí různých metodik dokážeme najít odpovědi na většinu otázek. Přece jen ale existuje něco, co byste měli znát sami ještě před úvodní schůzkou. Mějte v hlavě váš obchodní model a cíl nového projektu. Ten za vás skutečně nevymyslíme. 

A rada na závěr: není chyba přiznat, že něco nevíte. Při zadání buďte k sobě i druhým upřímní. „Nejhorší přístup je ten, když klient informace nezná, ale tváří se, že ano. Samozřejmě to poznamená výsledek celého projektu. V PUXu rádi říkáme: sice tomu věřím, ale nevsadil bych si na to,“ dodává Jiří Gédoš.